Проблема собственника в том, что такие схемы могут месяцами выглядеть как обычные хозяйственные расходы. Поэтому задача службы безопасности – не только расследовать уже совершённое хищение, а выявлять признаки мошенничества внутри компании до того, как они превращаются в существенные финансовые потери.

В этой статье разберём, какие схемы встречаются чаще всего, какие признаки должны насторожить собственника и как построить систему раннего выявления внутренних злоупотреблений.

Что такое внутреннее мошенничество

Внутреннее мошенничество – это умышленные действия сотрудника, руководителя или связанного с ними лица, направленные на получение незаконной финансовой или иной выгоды за счёт компании.

В мошеннической схеме могут участвовать:

• рядовые сотрудники;
• руководители подразделений;
• финансовые специалисты;
• закупщики;
• менеджеры по продажам;
• бухгалтеры;
• директора;
• собственники;
• контрагенты, действующие в сговоре с сотрудниками.

Особенно опасны схемы, в которых один человек одновременно создаёт операцию, согласовывает её и контролирует её исполнение.

Например, сотрудник может самостоятельно выбрать поставщика, согласовать цену, принять работу и передать документы в бухгалтерию. В такой системе мошенничество может долго оставаться незаметным.

Почему мошенничество внутри компании сложно обнаружить

Главная проблема заключается в том, что мошенническая операция часто выглядит как обычная.

В документах может быть:

• служебная записка;
• коммерческое предложение;
• договор;
• счёт;
• акт выполненных работ;
• платёжное поручение.

Тем не менее вопрос безопасности не сводится к наличию документов.

Важно, соответствует ли операция реальной экономической ситуации и интересам компании.

Как это может выглядеть на практике. Компания регулярно покупает услуги у одного подрядчика. Документы оформлены без нарушений. Но цена на 20–30% выше рыночной, подрядчик связан с сотрудником, а фактический объём работ значительно меньше указанного в актах.

Формально это бухгалтерская операция.

Фактически – потенциальный канал вывода денег.

12 признаков возможного мошенничества внутри компании

Наличие одного признака ещё не означает, что речь идет о хищении. Сочетание нескольких сигналов должно стать основанием для проверки.

1. Один сотрудник контролирует слишком много этапов

Представим типичную ситуацию. Сотрудник:

1. Выбирает поставщика;
2. Согласовывает цену;
3. Формирует заявку;
4. Принимает результат;
5. Передаёт документы в бухгалтерию.

Это классическая зона повышенного риска.

Чем больше полномочий сосредоточено у одного человека, тем проще скрыть злоупотребление.

2. Компания постоянно работает с одними и теми же поставщиками

Сам по себе постоянный поставщик – это нормально.

Но необходимо проверить:

• кто его выбрал;
• как проходил отбор;
• сравнивались ли цены;
• кто согласовывал договор;
• кто принимает работы;
• есть ли связь поставщика с сотрудниками или руководителями;
• не менялись ли условия договора в пользу поставщика.

Особенно подозрительна ситуация, когда сотрудник активно сопротивляется замене поставщика или проведению независимого сравнения.

3. Появляются «свои» подрядчики

Признак риска – когда сотрудник постоянно рекомендует одного и того же подрядчика и объясняет это словами:

«Мы с ними давно работаем».

Необходимо установить, почему именно этот подрядчик является лучшим для компании.

Иногда за «проверенным поставщиком» скрывается личная заинтересованность сотрудника.

4. Возникают необъяснимые срочные платежи

Фразы:

• «Нужно оплатить сегодня»
• «Иначе сорвётся сделка»
• «Поставщик ждать не будет»
• «Некогда проводить согласование»

могут использоваться для обхода стандартных процедур контроля.

Срочность сама по себе не является доказательством мошенничества.

Но рост числа срочных операций – повод проверить, почему стандартный процесс постоянно обходится.

5. Сотрудник избегает разделения обязанностей

Если человек категорически не хочет, чтобы его операции проверял другой сотрудник, это должно насторожить.

Особенно если звучат аргументы:

• «Вы мне не доверяете?»
• «Я здесь единственный, кто во всём разбирается»
• «Другой человек только всё затормозит»

Для системы безопасности это важный сигнал.

Надёжная система должна защищать компанию не за счёт доверия к конкретному сотруднику, а за счёт контроля.

6. Часто возникают ручные исправления и корректировки

Стоит анализировать:

• кто меняет данные;
• когда происходят изменения;
• какие операции корректируются;
• кто имеет соответствующие права;
• как часто сотрудник исправляет документы задним числом.

Особое внимание – операциям, которые регулярно корректируются непосредственно перед закрытием периода.

7. Расходы постепенно увеличиваются

Мошенничество может маскироваться под обычный рост затрат.

Например:

Январь: 500 тыс. руб.

Февраль: 530 тыс. руб.

Март: 560 тыс. руб.

Апрель: 610 тыс. руб.

Май: 680 тыс руб.

Каждое изменение может выглядеть объяснимым.

Но анализ динамики иногда показывает систематическое завышение расходов.

8. Есть дробление платежей

Вместо одного платежа на 1 млн руб. могут появляться:

• 290 тыс. руб.
• 280 тыс. руб.
• 250 тыс. руб.
• 180 тыс. руб.

Каждый платёж формально укладывается в установленный лимит согласования.

Так можно обходить контрольные процедуры.

Поэтому важно анализировать не только отдельные платежи, но и совокупность операций с одним поставщиком или по одному проекту.

9. У сотрудника появляется необъяснимый конфликт интересов

Риск возникает, если сотрудник:

• владеет долей в компании-поставщике;
• связан с её руководителем;
• имеет родственников среди собственников;
• скрывает связь с поставщиком или не раскрывает личную выгоду от сделки;
• рекомендует компанию, с которой связан напрямую или косвенно.

Конфликт интересов не всегда означает мошенничество. Но невыявленный конфликт интересов создаёт условия для него.

10. Фактические результаты не соответствуют документам

Это один из наиболее важных признаков возможных злоупотреблений.

Например, в документах указано:

«Оказаны консультационные услуги на 2 млн рублей».

При этом невозможно установить:

• кто именно оказал услуги;
• какие конкретные работы были выполнены;
• какой результат получила компания;
• какими материалами или документами подтверждается выполнение;
• почему стоимость составила 2 млн рублей;
• по каким причинам был выбран именно этот исполнитель.

Особого внимания требуют нематериальные услуги: консультационные, маркетинговые, информационные, юридические и агентские. Их фактическое выполнение и экономическую обоснованность сложнее оценить, поэтому необходимо заранее определять ожидаемый результат, критерии приёмки и документы, подтверждающие исполнение обязательств.

11. Сотрудники сопротивляются проверочным процедурам

Если обычная проверка вызывает непропорционально сильное сопротивление, необходимо понять причину.

Особенно если сотрудник:

• не предоставляет документы;
• затягивает с ответами;
• скрывает переписку;
• препятствует доступу к информации;
• пытается самостоятельно определить объём проверки.

Это не доказательство вины, но серьёзный поведенческий сигнал.

12. В компании отсутствует нормальная система контроля

Иногда проблема не в конкретном сотруднике.

Компания сама создаёт условия для мошенничества, если:

• нет лимитов;
• нет разделения полномочий;
• нет проверки контрагентов;
• отсутствует выборочная ревизия;
• права доступа не пересматриваются;
• нет контроля изменений;
• сотрудники могут проводить операции без второго уровня согласования.

В такой системе существенно повышается риск злоупотреблений: отсутствие независимого контроля позволяет проводить и скрывать подозрительные операции.

Какие схемы внутреннего мошенничества встречаются чаще всего

Для собственника важно понимать не только признаки, но и типовые механизмы.

Мошенничество при закупках

Сотрудник может:

• завышать стоимость закупки;
• выбирать аффилированного поставщика;
• получать скрытое вознаграждение;
• организовывать фиктивную конкуренцию;
• покупать ненужные товары или услуги;
• завышать объём закупки.

Фиктивные услуги

Компания оплачивает:

• консультации;
• маркетинг;
• юридические услуги;
• информационные услуги;
• исследования;
• агентские услуги.

Но фактический результат отсутствует или существенно меньше заявленного.

Вывод денег через подрядчиков

Схема может выглядеть следующим образом:

Компания → подрядчик → связанное лицо → сотрудник.

При этом связь между участниками специально маскируется.

Поэтому проверять необходимо не только самого контрагента, но и связи между людьми и компаниями.

Мошенничество с зарплатой

Возможны:

• фиктивные сотрудники;
• необоснованные премии;
• выплаты за невыполненную работу;
• завышенные компенсации;
• выплаты уволенным сотрудникам;
• фиктивные командировки.

Хищение имущества

Это может быть:

• оборудование;
• товар;
• материалы;
• топливо;
• инструменты;
• техника.

Особенно часто проблема возникает там, где отсутствует регулярная инвентаризация.

Как обнаружить мошенничество внутри компании: пошаговый алгоритм

Лучше не начинать с хаотичной проверки всех сотрудников.

Эффективнее использовать риск-ориентированный подход.

Шаг 1. Определить наиболее уязвимые процессы

В первую очередь анализируются:

• закупки;
• платежи;
• продажи;
• производство;
• склад;
• логистика;
• подрядчики;
• фонд оплаты труда;
• командировочные расходы;
• представительские расходы;
• доступ к денежным средствам и информационным системам.

Шаг 2. Определить, где сосредоточены полномочия

Для каждого процесса нужно ответить:

Кто инициирует операцию?

Кто согласовывает?

Кто проводит платёж?

Кто принимает результат?

Кто контролирует документы?

Если все пять функций находятся у одного человека или небольшой группы, процесс требует дополнительного контроля.

Шаг 3. Провести анализ данных

Очень эффективный инструмент – анализ массива операций.

Можно искать:

• необычно крупные платежи;
• повторяющиеся суммы;
• платежи чуть ниже лимита согласования;
• операции в выходные дни;
• платежи в конце месяца;
• резкий рост расходов;
• новых поставщиков;
• частые изменения реквизитов;
• дублирующиеся счета;
• дробление платежей;
• операции с одинаковыми банковскими реквизитами;
• необычную активность пользователей.

Такой анализ позволяет обнаружить не отдельную подозрительную операцию, а паттерн поведения.

Шаг 4. Проверить сотрудников и контрагентов

Если выявлен подозрительный участок, необходимо проверить связи.

Например:

Сотрудник → поставщик → директор поставщика → другие компании → связанные лица.

Именно анализ связей часто позволяет обнаружить конфликт интересов или скрытую аффилированность.

Шаг 5. Сопоставить документы с реальностью

Документы необходимо сравнивать с фактическими обстоятельствами.

Условная ситуация:

В акте указано: выполнены работы на 5 млн рублей.

Проверка показывает: фактический результат оценивается максимум в 1,5 млн рублей.

Разница – потенциальный источник ущерба.

Шаг 6. Проверить цифровые следы

При наличии законных оснований и соответствующих процедур могут анализироваться:

• журналы информационных систем;
• история изменений;
• корпоративная переписка;
• действия пользователей;
• изменения реквизитов;
• электронный документооборот;
• последовательность согласований.

Главная цель – восстановить кто, когда и что сделал.

Шаг 7. Не обвинять сотрудника до проверки фактов

Одна из самых распространённых ошибок собственника – начинать расследование с обвинения.

Правильнее сформулировать задачу:

«Нужно установить фактические обстоятельства операции и оценить возможный ущерб».

Это снижает риск преждевременных выводов и позволяет сохранить доказательную базу.

Какие данные особенно полезны для выявления мошенничества

Для комплексной проверки полезно объединять несколько источников.

Источник	Что можно обнаружить
Бухгалтерия	Необычные платежи
Банк	Подозрительные финансовые операции
ERP/CRM	Нестандартные действия пользователей
Закупки	Завышенные цены и аффилированность
Склад	Недостачи и списания
Кадры	Фиктивные сотрудники и выплаты
Договоры	Нетипичные условия
Реестры и открытые данные	Связи компаний и руководителей
Внутренние документы	Нарушение процедур
Корпоративные системы	Цифровые следы операций

Наиболее эффективен комплексный анализ, когда финансовые, юридические, кадровые и цифровые данные рассматриваются вместе.

Вопросы собственнику для быстрой оценки риска

Ответьте «да» или «нет».

1. Есть ли сотрудники, которые самостоятельно выбирают поставщика и согласовывают его?
2. Есть ли подрядчики, которых компания практически никогда не меняет?
3. Проверяется ли связь сотрудников с поставщиками?
4. Есть ли платежи чуть ниже лимита согласования?
5. Есть ли регулярные срочные платежи?
6. Контролируется ли доступ сотрудников к финансовым системам?
7. Проводится ли анализ необычных операций?
8. Проверяется ли фактический результат дорогостоящих услуг?
9. Проводится ли независимая проверка наиболее рискованных процессов?

Если на несколько вопросов ответ «нет», система внутреннего контроля требует внимания.

Как построить систему раннего обнаружения мошенничества

Эффективная система состоит не из одного инструмента, а из нескольких уровней.

Уровень 1. Профилактика

• разделение полномочий;
• регламенты;
• лимиты;
• проверка сотрудников;
• проверка контрагентов;
• политика конфликта интересов.

Уровень 2. Мониторинг

• анализ операций;
• контроль отклонений;
• проверка платежей;
• мониторинг закупок;
• анализ доступа к системам.

Уровень 3. Выявление

• внутренние проверки;
• аудит;
• анализ цифровых следов;
• расследование подозрительных операций.

Уровень 4. Реагирование

При подтверждении нарушений необходимо:

• зафиксировать факты;
• определить размер потенциального ущерба;
• сохранить доказательства;
• ограничить дальнейший риск;
• определить круг причастных лиц;
• разработать план дальнейших действий.

Почему нельзя ждать, пока появится крупный ущерб

Внутреннее мошенничество имеет неприятную особенность: если схема работает, её обычно начинают повторять.

Условные 100 тыс. рублей сегодня могут превратиться в несколько миллионов через год.

Кроме прямого финансового ущерба компания может получить:

• потерю ключевых клиентов;
• проблемы с партнёрами;
• репутационные потери;
• утечку коммерческой информации;
• конфликт между собственниками и менеджментом;
• налоговые и юридические риски;
• потерю контроля над отдельными бизнес–процессами.

Поэтому важно реагировать на ранние сигналы. Своевременно выявить и пресечь злоупотребления обычно дешевле, чем устранять последствия уже реализованной схемы

Когда собственнику стоит проводить внутреннее расследование

Поводом может стать:

• неожиданная недостача;
• резкий рост расходов;
• подозрительный поставщик;
• анонимное сообщение;
• конфликт сотрудника и руководства;
• необъяснимое изменение финансовых показателей;
• обнаружение связей между сотрудником и подрядчиком;
• несанкционированное изменение документов;
• исчезновение информации;
• нарушение финансовой дисциплины.

Особенно важно реагировать на ситуацию, когда несколько независимых признаков указывают на один и тот же процесс или сотрудника.

Что делать при обнаружении признаков мошенничества

Главное – не предпринимать хаотичных действий.

До разговора с сотрудником по существу проверяемых операций желательно:

1. Определить, что именно необходимо проверить;
2. Сохранить относящиеся к делу документы и цифровые данные;
3. Ограничить риск дальнейшего ущерба в рамках закона и внутренних процедур;
4. Установить хронологию событий;
5. Определить участников процесса;
6. Оценить размер потенциального ущерба;
7. Собрать подтверждающие материалы.

После совершения перечисленных действий можно принимать кадровые, юридические и иные решения.

Ошибка на этом этапе может привести к потере доказательств или невозможности объективно установить обстоятельства. Например, если сначала поговорить с сотрудником, он успеет удалить переписку, а связанный контрагент – переоформить акты.

Важно, чтобы доказательства были получены законным способом и надлежащим образом зафиксированы (документы, акты, выгрузки из корпоративных систем). Иначе они могут быть признаны недопустимыми.

Как снизить риск мошенничества в будущем

После расследования важно не ограничиваться наказанием конкретного сотрудника.

Нужно задать более важный вопрос:

Почему система позволила этой схеме работать?

Если сотрудник смог вывести деньги через поставщика, необходимо изменить процесс закупок.

Если можно было провести фиктивную услугу – усилить приёмку.

Если один человек имел полный контроль над платежами – разделить полномочия.

Если никто не заметил необычные операции – внедрить регулярный мониторинг.

Хорошее расследование заканчивается не только установлением виновных, но и устранением уязвимости, которая позволила схеме возникнуть.

Какую роль может выполнять служба корпоративной безопасности

Для среднего и крупного бизнеса эффективная система защиты обычно включает несколько направлений:

• проверку сотрудников;
• проверку контрагентов;
• выявление конфликтов интересов;
• аудит бизнес–процессов;
• финансовый мониторинг;
• внутренние расследования;
• анализ связей между компаниями и людьми;
• контроль информационных и коммерческих рисков.

При этом задача безопасности – не создавать тотальный контроль над сотрудниками.

Цель – найти критические точки, где компания может потерять деньги, информацию, утратить контроль, и установить там разумные механизмы защиты.

Чек-лист собственника: что проверить уже сейчас

Проведите экспресс–проверку:

☐ Кто имеет доступ к платежам?

☐ Кто может менять реквизиты поставщиков?

☐ Кто выбирает поставщиков?

☐ Кто принимает выполненные работы?

☐ Есть ли независимое согласование крупных платежей?

☐ Есть ли регулярная проверка аффилированности поставщиков?

☐ Анализируются ли дробные платежи?

☐ Проверяются ли необычные операции?

☐ Контролируются ли права доступа сотрудников?

☐ Проводится ли выборочный аудит?

☐ Есть ли механизм сообщения о нарушениях?

☐ Проводится ли проверка конфликтов интересов?

Если по большинству вопросов нет чётких ответов, это указывает на недостаточную зрелость системы внутреннего контроля и необходимость дополнительной оценки рисков.

Главное для собственника

Внутреннее мошенничество легче предупредить, чем расследовать после того, как компания уже потеряла деньги.

Для этого необязательно контролировать каждого сотрудника.

Нужно понимать:

• где компания теряет деньги;
• кто управляет критическими операциями;
• где отсутствует разделение полномочий;
• какие контрагенты представляют повышенный риск;
• какие операции отклоняются от нормы;
• где есть конфликты интересов;
• какие цифровые и документальные следы остаются после операций.

Если система построена правильно, подозрительные действия можно обнаружить не тогда, когда деньги уже исчезли, а на этапе, когда схема только начинает формироваться.

Безопасность, которая приносит прибыль, — это способность компании своевременно выявлять внутренние злоупотребления, предупреждать финансовые потери и устранять уязвимости бизнес-процессов до того, как они превращаются в ущерб, утрату контроля и ограничение возможностей для развития.

Paratus: выявление внутренних рисков и защита бизнеса

Paratus помогает собственникам и руководителям выявлять риски внутри компании: проверять сотрудников и контрагентов, анализировать уязвимые бизнес–процессы, выявлять конфликты интересов и проводить внутренние проверки.

Другие статьи на тему выявления внутреннего мошенничества:

«Как выявить сговор поставщиков: признаки и алгоритм проверки»

«Поставщик как источник риска: как защитить бизнес от сбоев, скрытых затрат и зависимости от подрядчиков»

«Как выявить недобросовестного поставщика до заключения договора: признаки и методы проверки»